Что Такое Конференция?
13.11.2017
Конфере́нция (от лат. confero — собирать в одно место) — собрание, совещание групп лиц, отдельных лиц, организации для обсуждения определённых тем.
- Научная конференция— большое собрание, совещание представителей разных учреждений, стран, групп.
- Конференция(интернет) — см. Новостная группа
- Видеоконференция— общение с обменом звуко- и видеоинформацией.
- Конференц-связь, селекторное совещание— в телефонной связи разговор между тремя и более абонентами.
- Бизнес-конференция— собрание представителей одной или нескольких компаний с целью обсуждения результатов сотрудничества в сфере бизнеса, обсуждение проблем возникающих при реализации бизнес-идеи, путей решения этих проблем, улучшение взаимодействия. Такие собрания обычно проводятся в оборудованных конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и пр.)
- Пресс-конференция— организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции:
- организуются с целью предоставления СМИпроблемной и комментирующей информации;ссс
- Конференция - это обычно мероприятие с числом участников, превышающим несколько десятков человек. При организации крупной конференции количество участников может исчисляться сотнями.
"Начальная подготовка
- Определите общие цели/задачи; будьте готовы к тому, чтобы перепроверить цели/задачи по мере развертывания плана.
- Определите целевую аудиторию; если вы планируете использовать почтовую фирму, убедитесь, что она уважаемая и обладает опытом в вашей области и что ее список адресатов современен.
- Заранее определите выступающих.
- Согласуйте дату с организатором, выберите помещение и заранее забронируйте его; имейте при себе подробный список сроков и условий контракта с организацией, предоставляющей помещение, если понадобится изменить детали мероприятия или даже отменить его.
- Позаботьтесь о том, чтобы дата вашей конференции не совпадала с датами других мероприятий, что может уменьшить размер вашей аудитории. Если планируемая аудитория будет интернациональной, выясните даты национальных праздников. Проверьте, проводятся ли другие мероприятия, с которыми ваша конференция имеет совместную область деятельности. Вам может представиться возможность привлечь вашу целевую аудиторию после окончания другого мероприятия.
- Разработайте рекламный материал, сверив с выступающими точность ваших описаний их компетенции и опыта, а также содержание планируемых выступлений. Спланируйте рекламную кампанию, используя разнообразные методы размещения информации о конференции там, где ее найдут потенциальные участники.
- Планируйте действия на случай чрезвычайных обстоятельств. Будьте предусмотрительны, но не слишком беспокойтесь! Учитывайте обстоятельства, которые могут стать для вас источником проблем: внезапная болезнь выступающего, проблемы с помещением, забастовки на железных дорогах и т.д.
Ближе к дате проведения конференции
- Отправьте информацию о конференции вашей целевой аудитории с запасом минимум в шесть недель, а в идеале - за три месяца до даты проведения. Существует тонкая грань между рассылкой информации с учетом времени, достаточного для уведомления, и рассылкой так рано, что потенциальная аудитория не сочтет ее важной.
- Рассмотрите другие формы рекламы, включая статьи в журналах об обучении и торговле, входные билеты в журналах и электронную почту. Вообще распечатка материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы было достаточно времени для проведения всех подготовительных мероприятий. Проверьте соответствующие даты в этих материалах.
- Продумайте публикацию статьи в журнале, который имеет отношение к теме конференции и помещает информацию о ней.
- Внимательно следите за своими рекламными затратами, расходы по этой статье легко могут стать чрезмерными.
- Работайте ближе к месту проведения конференции. Определите, есть ли там люди, которые могут вам помочь с планированием, и кто будет под рукой в этот важный день. Выясните различные детали, включая то, как обрабатываются сообщения для выступающих и участников. Обсудите с администрацией конференц-зала их опыт, все, что может пойти не так, и их подход к решению непредвиденных проблем.
- В течение всего времени, пока приготовления набирают темп и дата мероприятия приближается, ставьте себя на место аудитории, задавая себе вопросы, например следующие:
- Зачем мне присутствовать на этой конференции?
- Что эта конференция может мне дать?
- Как ее содержание поможет организации, в которой я работаю?
- Будут ли возмещены затраты?
- Хорошо ли все организовано? Легко ли мне будет добираться? - Организуйте доставку участников и используйте их ответы для формирования основы процесса регистрации.
- Если все эти основополагающие пункты были приняты во внимание, первая регистрация участников должна пройти в течение одного месяца со дня объявления о конференции. Держите под контролем число проданных билетов, чтобы вы могли быстро сообщить количество, квалификацию и уровень тех, кто уже зарегистрировался. Будьте готовы проверить следующее:
- Не было ли проблем с почтой?
- Привлекли ли мы внимание достаточного количества нужных людей?
- Насколько значимым является содержание?
- Нет ли пересечений с другими мероприятиями?
- Будьте готовы к тому, чтобы переговорить с некоторыми представителями вашей целевой аудитории и выяснить, есть ли у них проблемы. - В определенный момент вам, может быть, придется принять решение об отмене конференции. Определите готовность ораторов выступить перед меньшей аудиторией или возможность изменить их график. Планирование всегда должно включать оценку расходов и последствия в случае отмены мероприятия. Если отмена неизбежна, убедитесь, что все будет организовано настолько профессионально, насколько это возможно.
- Поработайте с ораторами для того, чтобы убедиться, что ваши и их ожидания по поводу выступлений действительно совпадают. Тщательно проинструктируйте их о ваших предположениях по поводу помещения и любой реакции участников. Узнайте, надо ли для них зарезервировать номер на ночь; кто их встретит и присоединится к ним за обедом; хотите ли вы, чтобы они присутствовали на всем протяжении конференции; будут ли проводиться собрания по решению вопросов в конце каждого дня; где бы вы хотели, чтобы они присутствовали?
- Все эти моменты жизненно важны, если привлекаются ораторы со стороны, услуги которых вы, возможно, оплачиваете. Эти пункты также важны, когда вы просите людей из вышестоящего руководства вашей организации выступить на конференции.
Накануне мероприятия
- В последний раз проверьте наиболее важные аспекты,особенно:
- помещение, включая питание и тому подобные моменты;
-выступающих;
-оборудование.
Обеспечьте присутствие представителей прессы. Надеемся, что все пойдет по плану, но ваши хорошо продуманные планы действий на случай непредвиденных обстоятельств могут начать работать без вашего участия! - Сделайте все возможное, чтобы расслабиться. В день проведения вы, скорее всего, будете находиться под немалым давлением. Чем лучше вы себя подготовите, тем выше будет ваша способность решать трудные проблемы.
После Конференции
Продолжайте делать все так же профессионально, как и в процессе планирования и проведения конференции:- Поблагодарите выступавших, организаторов места встречи и всех представителей прессы.
- Доведите до конца все занятия и планы, которые были обсуждены.
- Проанализируйте все, что вы запланировали, и все, что произошло. Что может быть сделано лучше в следующий раз?"